BALLAD OFİS HAZIR OFİS HİZMETLERİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

Amaç ve Kapsam

Ballad Ofis (“Şirket”), kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin yürürlükte bulunan tüm mevzuata uyum sağlamak için azami gayreti göstermektedir.

Bu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), Ballad Ofis tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinde benimsenen ilkeleri açıklamaktadır.

Politika ile, Ballad Ofis’in “şeffaflık” ilkesine uygun şekilde faaliyetlerini yürütmesi amaçlanmaktadır. Bu kapsamda, Şirket’in 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK”) uyumu bakımından benimsenen temel prensipler ve uygulamalar açıklanır.

Politika, Ballad Ofis tarafından otomatik yollarla veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla gerçekleştirilen tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini kapsar.

Çalışanlara ait özel uygulamalar ise ayrıca hazırlanmış olan Ballad Ofis Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası içinde düzenlenmektedir.

Politika Esasları

Genel Esaslar

Politika, kişisel veri sahiplerinin erişimine açık olacak şekilde Ballad Ofis internet sitesinde yayınlanır.
Mevzuatta yapılacak değişiklik ve yenilikler doğrultusunda Politika güncellenerek yeniden erişime açılır.
KVKK hükümleri ile işbu Politika arasında çelişki olması halinde yürürlükteki mevzuat esas alınır.

Politika Kapsamındaki Kişi Grupları

Ballad Ofis tarafından kişisel verileri işlenen kişi grupları:

Çalışan Adayları: Ballad Ofis ile henüz hizmet akdi kurulmamış ancak değerlendirme sürecinde olan kişiler.
İş Ortakları Yetkilileri ve Çalışanları: Ballad Ofis’in ticari ilişki kurduğu firmaların gerçek kişi yetkilileri, hissedarları ve çalışanları.
Ziyaretçiler: Ballad Ofis binalarını veya internet sitesini ziyaret eden kişiler.
Diğer Gerçek Kişiler: Yukarıdaki gruplar dışında kalan tüm veri sahipleri.

Kişisel Veri Sahiplerinin Aydınlatılması

KVKK’nın 10. maddesi gereği, kişisel veriler toplanırken veri sahiplerine şu bilgiler sunulur:

Şirket unvanı,
Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
İşlenen verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
Toplama yöntemi ve hukuki sebep,
Veri sahibinin KVKK’nın 11. maddesinde sayılan hakları.

Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sahipleri aşağıdaki haklara sahiptir:

Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya dışında kimlere aktarıldığını öğrenme,
Eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
Silinmesini/yok edilmesini isteme,
İşlenen verilerle ilgili aleyhte sonuçlara itiraz etme,
Zarara uğraması halinde tazminat talep etme.

Kişisel Veri Sahiplerinin Taleplerinin Sonuçlandırılması

Ballad Ofis, kişisel veri sahiplerinin yazılı taleplerini KVKK’nın 13. maddesine uygun olarak en geç 30 gün içindesonuçlandırır.

Mevzuat Gereği Hakların Sınırları

KVKK’nın 28. maddesi gereği; milli güvenlik, savunma, kamu düzeni, suç soruşturmaları gibi özel hallerde kişisel verilerin işlenmesi Politika kapsamı dışında kalır.

Kişisel Verilerin Güvenliği

Ballad Ofis, kişisel verilerin hukuka aykırı erişim, açıklama, aktarım veya güvenlik açıklarına karşı korunması için gerekli idari ve teknik tedbirleri alır.

İdari Tedbirler:

Çalışanların KVKK konusunda eğitilmesi,
Veri aktarımlarında gizlilik sözleşmeleri,
İç denetim süreçleri.

Teknik Tedbirler:

Güvenlik yazılımları,
Erişim yetkilerinin sınırlandırılması,
Düzenli denetimler ve güncellemeler.

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Ballad Ofis, elde ettiği kişisel verileri aşağıdaki amaçlarla işler:

Finans ve muhasebe süreçleri,
İşe alım ve insan kaynakları süreçleri,
Müşteri ilişkileri yönetimi,
Ürün ve hizmet pazarlaması,
Operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi,
Bilgi güvenliğinin sağlanması,
Sözleşme süreçleri ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
Müşteri memnuniyeti faaliyetleri,
Eğitim ve kurumsal iletişim faaliyetleri.

Kişisel Verilerin Aktarımı

Ballad Ofis, kişisel verileri aşağıdaki taraflarla sınırlı olarak paylaşabilir:

İş ortakları,
Tedarikçiler,
İştirakler ve grup şirketleri,
Yetkili kamu kurumları,
Hukuken yetkili özel kişiler.

Aktarımlar sadece kanuna uygun şekilde ve sınırlı amaçlarla yapılır.

Kişisel Verilerin İfşası Halinde Alınacak Tedbirler

Herhangi bir yetkisiz erişim veya veri sızıntısı halinde durum derhal KVK Kurulu’na ve ilgili kişilere bildirilir.

Kişisel Verilerin Korunmasından Sorumlu Birim

Ballad Ofis bünyesinde, KVKK uyumunun sağlanması için Kişisel Verilerin Korunması Birimi kurulmuştur. Bu birim, şirket içinde koordinasyon, denetim ve raporlama görevlerini üstlenir.

Tanımlar

Politika’da geçen bazı terimler:

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin bilgilendirmeye dayalı onay,
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir kişiye ilişkin her türlü bilgi,
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Sağlık, biyometrik, dini inanç gibi hassas veriler,
Veri Sorumlusu: Ballad Ofis,
Veri İşleyen: Ballad Ofis adına kişisel veri işleyen kişi veya kuruluş.

Sonuç

Ballad Ofis, kişisel verilerin korunmasını kurumsal bir sorumluluk olarak görmekte ve KVKK’ya tam uyum sağlamak için gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.